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BUD專項基金
​執行項目須知

在經歷漫長的審批環節後,項目執行亦是不可忽視的一環。如果項目執行期間,有程序或文件未能符合BUD的要求,可能導止未能報銷部份甚至全部開支。更甚者,可能會遭秘書處中止項目。而項目執行情況不理想,亦會影響下一次項目的申請。

BUD項目執行須知
BUD專項基金項目執行須知

01

執行項目時,有哪些文件需要保留?

​必須妥善保存所有報價單、收據、存根、銀行紀錄等文件。如供應商為內地公司,必須有增值稅發票。
1.    香港公司向內地公司購買:增值稅普通發票
2.    內地公司向內地公司購買:增值稅專用/普通發票

02

採購程序有哪些注意事項?

所有單據及發票,抬頭必須寫明獲資助企業的公司名稱(或已獲核准並列明在計劃書內的合資格中國內地/自貿協定單位名稱)方獲受理。其他公司名稱一律視作無效。所有供應商亦必須為註冊公司,並按價錢取得足夠數量的報價單,並以「價低者得」的原則去採購:

BUD專項基金項目執行須知
BUD專項基金項目執行須知

03

聘請員工有甚麼程序?

1. 於公開平台刊登招聘廣告,並列明職位(與申請書相同/相近)及截止日期。需提供顯示刊登日期的截圖。

2. 收到不少於3份CV,並對求職者進行面試。需要保留會面評分紀錄,並錄用最高分者。

3. 簽訂僱傭合約。

4. MPF(或社保等)供款。

5. 員工薪金過數紀錄及糧單。

*新聘員工不可以是現有員工。BUD有機會查核聘任新員工前的MPF紀錄,以查看該名員工是否舊員工。

04

措施最終金額超出預算可以嗎?

BUD允許±20%的預算調整。如某措施因採購便宜而節省了開支,可用於超支的措施,上下限為20%。

例子1:員工開支節省後剛好抵銷購買機器的超支

BUD專項基金項目執行須知

例子2:員工開支即使節省40%,購買機器最高亦只能超支20%

BUD專項基金項目執行須知

05

獲批申請的項目不再適合公司發展,可以改動嗎?

原則上可以,但限於同類措施的改動。如將廣告A改為廣告B;參加內地展覽A改為參加內地展覽B。然而,如果涉點措施執行地點改動,如內地展覽A改為香港展覽B,一般不會受理。

06

企業是否可以聘用「Freelance」的KOL或設計師?

不可以。所有採購的供應商必須是註冊公司。除非該KOL或設計師擁有註冊公司,否則不用聘用。

BUD專項基金項目執行須知
BUD專項基金項目執行須知

07

企業於原訂項目執行期本無法完成所有措施,希望延長執行期可以嗎?

可以,一般接受不多於6個月的延長申請,而延長後項目不可超過18個月。如申請延期後,項目超過18個月,或要求延長的時間超過6個月,需要有十分足份的理由。

08

如某些措施無法完成,該怎樣辦?

企業必須有合理解釋及嘗試屬找替代方案,以確保項目完整。如廣告A沒有執行,是否有其他未列於申請書的廣告可提供,以確保推廣成效?另外並要留意,最終支出金額的百分比超出了上限的話,亦會影響最終撥款數字。

BUD專項基金項目執行須知
BUD專項基金項目執行須知

09

甚麼情況下BUD會做現場審查(On-site Checking)?

生產力局會以抽查形式、於項目結束後去做現場審查。抽查對象多是項目金額大而又購買大額機器的企業,又或者涉及新增設業務單位的申請。現場審查時,BUD會檢查正本文件、與員工對話、檢視機器的運作等。